W jaki sposób sprawić aby urząd administracji publicznej odpowiednio działał?

Często narzekamy na funkcjonowanie urzędów a także urzędników. Naszym zdaniem funkcjonują zbyt wolno lub nieprofesjonalnie. Wszystkie te odczucia w większości wypadków są subiektywne. Ustalając coś w powiecie albo w gminie nierzadko już na początku jesteśmy poddenerwowani, toteż łatwiej jest nam wzbudzić w sobie pejoratywne uczucia. Niekiedy zwyczajnie czujemy bojaźń w obliczu władzy – zwłaszcza łatwo o podobne uczucia w wypadku osób starszych, nierzadko zagubionych w dosyć nieprzystępnym gmachu

administration

Autor: Guillaume Speurt
Źródło: http://www.flickr.com
Wszystkie te uczucia oraz wiele innych mogą wykrzywić nasz obraz faktyczności.
Najbliższy z brzegu przykład; załatwiając w gminie poświadczenie o wpisie do rejestru uprawnionych do głosowania jakiś czas spędziłem w kolejce ze starszymi damami które z jednej strony były zestresowane tym iż muszą pozyskać pewien papier, z drugiej strony były nieco zagubione. Oceniły one pracę pań urzędniczek jako złą, mimo że nie było obiektywnego powodu do takich ocen. Emocje zakłóciły ich percepcję. Kwadrans wyczekiwania w ogonku naprawdę nie jest powodem do skarg.
Na czym zatem powinna polegać prawidłowa ocena funkcjonowania administracji publicznej? Przede wszystkim powinna być sprawiedliwa i pozbawiona emocji. Dobrze więc ażeby ocena funkcjonowania administracji publicznej przeprowadzona była przez organizacje pozarządowe niezależne od oceny danej instytucji, nie ulega wątpliwości bowiem iż nie można być sędzią (zobacz dotacje unijne na innowacje) we własnej sprawie. Organizacja taka do zrealizowania oceny powinna odnaleźć właściwe instrumenty.
Jednym z głównych może być tak zwany audyt (więcej opinii na ten temat), innymi słowy procedura polegająca na zadaniu opracowanych wcześniej standardowych pytań dotyczących analizowanej sfery bądź też ogólnych. Pytania muszą posiadać formę anonimowej ankiety a poddawani jej pracownicy powinni być pewni że nie spotkają ich przykre skutki za udzielenie prawdziwych, ale negatywnych odpowiedzi. Analiza formularzy powinna pomóc w ulepszaniu funkcjonowania urzędu. Więcej: tutaj
Obecnie dąży się też do wprowadzenia w krajowych urzędach również rodzaju wewnętrznych procedur w których jednym z elementów byłaby ocena funkcjonowania administracji publicznej. Metoda ta została opracowana w oparciu o dyrektywy Unii Europejskiej i jest składnikiem zarządzania jakością w administracji publicznej.