WorkFlow – wymiana wiadomości w Twoim przedsiębiorstwie

Jednym z najczęściej spotykanych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Zwykły, papierowy sposób jest wolny oraz zawodny, ze względu na chociażby sytuację, gdy jakiś istotny dokument na przykład może się zawieruszyć, z czego później wynikają poważne problemy. Potrzeba przyspieszenia komunikacji między pracownikami przedsiębiorstw i tym samym uniakania takich sytuacji, zapoczątkowała tworzenie oprogramowania szerzej określanego pojęciem Workflow.

Biznesmen

Autor: http://sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu

Mówiąc ogólnie pojęcie to jest używane w odniesieniu do oprogramowania, w szczególności tego, które służy wspomaganiu pracy w grupach. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można podać realizację obiegu trenerach (zobacz polecana strona) w firmie. Osoby dające zlecenie na wykonanie pracy związanej ze zorganizowaniem szkolenia wprowadzają dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zadanie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy akceptują informacje o wykonaniu dyspozycji (na przykład zezwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.

Nauka języka w firmie

Autor: Moose.pl
Źródło: www.moose.pl

Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają ukończenie menedżerów (zobacz klikaj), dokument szkolenia staje się zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów szkolenia. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących określone operacje na dokumentach oraz określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one na przykład obieg faktur, każdego rodzaju zleceń i informacji handlowych, obsługują faks jak również skaner, klasyfikują dokumenty jak również powalają na ich szybkie odszukanie.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od zapotrzebowania konkretnej firmy. Do rozpatrzenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zapraszam do odwiedzenia forów internetowych i portali producentów oprogramowania, gdzie możemy znaleźć szersze specyfikacje oprogramowania.