Jak usprawnimy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, czyli o innowacyjnej księgowości

Kierownik niemalże każdej firmy zna ten problem: nim faktury znajdą się w archiwizacji, muszą zostać podpisane przez licznych pracowników. Proces jest czasochłonny i skomplikowany, ale jest łatwy przepis na jego uproszczenie. Jaki?

faktura

Autor: VLCinéaste
Źródło: http://www.flickr.com
Obieg faktur pomiędzy pracownikami nierzadko jest koszmarem. Proces jest niesprecyzowany, każda faktura powraca do pracownika parokrotnie, albo ginie gdzieś wśród reszty dokumentów… Na szczęście, są dostępne jednak proste narzędzia, przyspieszające przepływ faktur. Workflow faktur, czyli obieg dokumentacji, opiera się na starannym rozplanowaniu kto, komu i kiedy wręcza faktury.

Proces najczęściej prezentowany jest za pośrednictwem wykresów i dzieli się na kilka etapów. Każdy z nich dotyczy zaangażowanych pracowników i precyzuje zakres ich obowiązków. Precyzuje też, jaki powinien być stan dokumentu w danych etapach. Workflow faktur może zostać zaplanowany i kontrolowany przez specjalne rozwiązania informatyczne, ale właściciele firm mogą pójść jeszcze krok dalej w porządkowaniu procesu i zdecydować się na elektroniczny obieg faktur – http://www.efematic.pl/materialy/33echy dokumentu, czyli jego numer porządkowy, kwotę, której dotyczy oraz walutę rozliczeniową.

faktura

Autor: Steve Jurvetson
Źródło: http://www.flickr.com

W kolejnym etapie podajemy konkretne daty (np. otrzymania, nadania, otrzymania płatności) oraz dane klienta. Możemy budować swoje bazy danych kontrahentów, przez co, uzupełnianie takich faktur będzie jeszcze sprawniejsze. Następnie planujemy, jak będzie wyglądał obieg faktur – sprawdź informacje dot. obiegu faksprawdź informacje dot. obiegu fakturponować jego przebieg. W rezultacie powstaje graf, precyzujący do kogo i kiedy ma trafić konkretny dokument. Tok kończy akceptacja faktury przez kompetentną osobę i finalnie archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszym przedsiębiorstwie znacznie usprawni przepływ dokumentów pomiędzy pracownikami i zapewni większą przejrzystość w fakturach. Cały proces możemy przedstawić za pomocą specjalnych rozwiązań i dodatkowo wypróbować elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązania, które nam to zagwarantuje są dostarczane też przez rodzime firmy. Już dziś korzysta z nich kilkadziesiąt tysięcy osób.